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O aperfeiçoamento de processos exige uma revisão da estrutura organizacional da empresa, a partir de uma análise de todas as atividades que compõem cada processo. Este estudo tem como objetivo a definição das atividades que agregam valor e a sua adequação às necessidades da empresa e dos clientes internos e externos. Aqui fazemos um levantamento de como cada processo está estruturado, mapeando cada processo de maneira sistêmica proporcionando aos gestores uma imagem completa do processo facilitando a visualização da oportunidade de melhoria e também na tomada de decisão. Documentando os resultados para rápida consulta e formar o banco de informações da empresa.
A fim de aprendizado segue algumas características de processos produtivos, interessante relacionar estes modelos com o que a empresa utiliza, analisar suas diferenças, benefícios e como este modelo ou aquele outro, impactaria se fosse implementado na sua empresa. Lembrando que são apenas alguns modelos para conhecimento:
Linha de montagem (Assembly line): Processo dominado pelo produto. O poder das máquinas e o do pessoal são coordenados numa sequência fixa, ordenada, que se move continua e uniformemente. O trabalho, não especializado, é dividido em tarefas repetitivas. O fluxo de produção é fluido, lógico e eficiente, mas não flexível. A capacidade de uma linha de montagem é determinada pelo engarrafamento: o ponto em que a linha vai abrandar ou parar.
Fluxo em lote (Batch flow): Configuração mista em que um só produto é fabricado. Por razões económicas, é montado um lote (batch) em vez de um só item. Os lotes tendem a resultar em níveis mais elevados de inventário pois a produção não se baseia em requisitos reais. 0 fluxo em lote é um compromisso entre a produção em massa, na linha de montagem, e o artesanato ou trabalho manual.
Fluxo continuo (Continuous flow): O mesmo princípio da linha de montagem, mas o fluxo é verdadeiramente contínuo porque a matéria-prima é fluida e circula num tubo, e não numa linha de montagem. O engarrafamento surge literalmente no ponto em que o tubo é mais estreito.
Sistemas Produtivos Flexíveis (FMS, Flexible Manufacturing Systems): Ferramentas controladas por computador e sistemas de manuseamento de materiais são integrados, controlados e programados centralmente. O FMS funciona com maior eficácia quando produz uma grande variedade de componentes em pequenos lotes. A produção flexível é apelativa porque os ciclos de vida do produto estão a declinar e as preferências dos clientes por produtos à medida estão a aumentar. Este facto leva os fabricantes a produzir uma maior variedade num tempo mais curto e a aumentar a utilização do equipamento.
Jobshop: Uma configuração dominada pelo processo, sem padrão de fluxo sequencial, em que se reúnem varias especializações. Teoricamente, o mesmo produto nunca é fabricado duas vezes; cada produto atravessa a área da sua própria forma num “fluxo caótico”. Equipamento especializado e trabalhadores altamente especializados estão no mesmo local, permitindo maior utilização do equipamento, maior controlo sobre o trabalho e a formação. A gestão, o planeamento e o controlo de inventários são mais difíceis, mas existe mais flexibilidade.
Just-in-Time (JIT): As componentes passam por cada etapa de produção, consoante a programação diária liderada pela procura. Este processo reduz inventários e ciclos temporais e pode ser aplicado entre indústrias. Encoraja competências na resolução de problemas no piso da fábrica, melhora os processos e acelera o tempo de resposta.
Lean production: A lean production, por oposição à produção em massa, baseia-se no conceito de melhoria continua, ou kaizen como é conhecido no Japão, e numa abordagem de aprender-ao-fazer. Trata-se de uma visão integradora que sublinha a eficácia, o trabalho em equipa, simplificação, flexibilidade, redução de desperdício e acelera o processo produtivo. A produção faz-se em múltiplos pequenos lotes em vez de grandes volumes. Os trabalhadores são formados numa série de competências, e os postos têm uma rotação frequente. A lean production também realça a comunicação e retorno da informação através da cadeia de distribuição.
Célula produtiva (Manufacturing cell): Um job shop agrupado, em que cada célula fabrica uma certa componente, que se move através da célula numa única direção. Todo o equipamento necessário para fabricar a componente é mantido na célula. Com uma análise precisa do processo, a célula produtiva reduz o manuseamento de material e tempos de montagem; desta forma, reduz ciclos temporais e níveis de stocks. Os trabalhadores em célula devem ter competências variadas para lidar com máquinas diferentes, mas também têm tarefas repetitivas. Manter a integridade da célula ao longo do tempo requer uma análise contínua.
Uma base inicial de análise de processos é a separação de setores e operações, uma vez estipulado os setores da empresa e as operações de cada setor, entramos no quesito equipamentos, materiais utilizados e seu fluxo (fluxo de materiais: mostrando por onde passam dentro da empresa os materiais utilizados no processo produtivo.) e o processo de produção da operação.
Para reduzir as perdas e falhas no processo produtivo, são necessários estudos e análises para entender como melhorar o processo produtivo da empresa. Existes diversos modelos de melhoramento de produção como o de Slack et al.
Vemos uma preocupação no Planejamento e controle de qualidade, pois a qualidade reduz os custos de produção. Quanto menos erros em cada unidade de produção, menos tempo será necessário para a correção, menos material será descartado, menos produtos serão reprovados e, consequentemente, menos recursos serão gastos. A qualidade aumenta a confiabilidade da organização. Custos crescentes não são a única consequência da má qualidade. A má qualidade dos produtos pode gerar problemas de imagem da organização, gerando perdas de clientes. A melhoria da qualidade afeta o lucro de duas formas:
• Reduz custos, tais como refugo, retrabalho e garantia do cliente, melhora o moral do Trabalhador e aumenta a eficiência e produtividade. Estudos indicam que clientes fiéis são menos custosos para o serviço;
• Aumenta os rendimentos: melhorias da qualidade são fatores necessários para manter os clientes antigos e atrair novos clientes.
Devem ser utilizados ferramentas e métodos estatísticos para definir os problemas e situações a melhorar, medir para obter a informação e os dados, analisar a informação coletada, incorporar e empreender melhorias nos processos e, finalmente, controlar os processos ou produtos existentes, com a finalidade de alcançar etapas ótimas, o que por sua vez gerará um ciclo de melhoria contínua.
Passamos também pelas técnicas de melhoramento da produção, uma pesquisa mais profunda pode dar mais base para implementação da mesma, mas a grosso modo podemos ver que se trata de um nivelamento da produção, saber o quão boa ela já é e onde os esforços podem ser concentrados. Para isso temos as medidas de desempenho (qualidade, velocidade, confiabilidade, flexibilidade e custo) e uma vez analisada o seu desempenho é necessário fazer um julgamento se seu desempenho é bom, mal ou indiferente, tendo quatro padrões comumente utilizados:
• Padrões históricos
• Padrões de desempenho alvos
• Padrões de desempenho da concorrência
• Padrões de desempenho absolutos
Padrões históricos seria comparar o desempenho atual com desempenhos anteriores. Os padrões de desempenho histórico são efetivos quando julgam se uma operação está melhorando ou piorando com o tempo, mas não dão nenhuma indicação de que o desempenho poderia ser considerado satisfatório.
Padrões de desempenho alvos são aqueles estabelecidos arbitrariamente para refletir algum nível de desempenho que é visto como adequado ou razoável.
Padrões de desempenho da concorrência comparam o desempenho atingido por um ou mais concorrentes da organização. Para algumas operações sem fins lucrativos esse tipo de padrão de desempenho precisa ser modificado. A comparação com os concorrentes pode nem sempre ser possível.
Padrão de desempenho absoluto é o que é tomado em seus limites teóricos. O padrão de qualidade de zero defeitos, ou o padrão de estoques zero estoque são ambos padrões absolutos. Eles permitem calibrar-se em relação ao limite teórico.
Depois definimos as prioridades de melhoramento, melhoramento contínuo e prevenção e recuperação de falhas, neste último podemos definir os tipos de falhas:
• Falhas nas Instalações
Todas as instalações de uma produção têm probabilidade de quebrar. A avaria pode ser somente parcial. Também pode ser uma interrupção total e repentina na produção. Outras falhas podem somente ter um impacto significativo se ocorrerem simultaneamente a outras falhas.
• Falhas do Pessoal
Falhas de pessoal são de dois tipos: erros e violações. Erros são enganos de julgamento e violações são atos que são claramente contrários ao procedimento operacional definido.
• Falhas de Fornecedores
Qualquer falhas no prazo de entrega ou na qualidade de bens ou serviços fornecidos para uma produção pode causar falha dentro da produção. Quanto mais uma produção depender de fornecedores de materiais ou serviços, tanto mais terá probabilidade de falhar devido a inputs defeituosos ou abaixo do padrão.
• Falhas de clientes
Nem todas as falhas são causadas (diretamente) pela produção ou por seus fornecedores. Os clientes podem usar mal os produtos e serviços que a produção produziu.
• Medição de falhas
As falhas não são o resultado de probabilidade aleatória, tendo em vista que sua causa primeira normalmente é falha humana. A falha pode ser controlada e as organizações podem aprender a partir das falhas e modificar seu comportamento de acordo com isso.
Há três formas de medir falhas (SLACK et al., 1997):
• taxas de falhas – com que frequência uma falha ocorre;
• confiabilidade – a probabilidade de uma falha ocorrer;
• disponibilidade – o período de tempo útil disponível para a operação.
Ainda com foco em falhas temos procedimentos para prevenção de falhas, detecção de falhas e análise de falhas. Como o tema Melhoramento de processos produtivos existe um profundo estudo vamos com calma e aos poucos implementando os métodos.
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